Iltapäivälehtien kommenttien satoa:
– ”Olikohan ihan pätevät hoitsut hommissa?”
– ”Törkeää ja anteeksiantamatonta.”
– ”Saatanan tunarit”
– ”Jos kerran sekoittaminen ei ole mahdollista, niin sittenhän teko oli tahallinen.”

Suomessa on jälleen viisi miljoonaa viisastelijaa, jotka eivät tee virheitä. Somessa huudetaan kuinka tämä voi olla mahdollista. Erkkikin osaa sanoa, ettei tällaista virhettä saisi tapahtua. Virheitä kuitenkin tapahtuu – ihan jokaiselle meistä.

”Tämä on niitä asioita, joita ajattelee, ettei kuuna päivänä voi tapahtua, sanoo HUSLABin toimitusjohtaja Piia Aarnisalo.” Käytettyjä neuloja ei pitänyt käyttää, Titanicin ei pitänyt upota eikä avaruussukkula Columbian tuhoutua. Vakavat poikkeamat tapahtuvat lähes aina monien tekijöiden summana. Sellaisena tapahtumien ketjuna, jota ei ole vielä osattu ottaa huomioon.

Lööpissä luki: ”19 henkilöä altistunut HIV:lle”. Näin varmaan, mutta enemmän kauhistelevien lukijoiden kalastelua, kuin tilastollisesti kovinkaan todennäköistä saada tartunta. Lööppiin voisikin kirjoittaa joka viikonlopun jälkeen, että sadat henkilöt altistuivat HIV:lle.

Pitää olla kypsä organisaatiokulttuuri, jossa voi nostaa käden pystyyn ja sanoa ”Pysäyttäkää painokoneet, etusivu uusiksi: Tein vakavan virheen”. Inhimillinen virhe ei ole koskaan juurisyy ongelmaan, mutta ainoastaan ihminen pystyy tunnustamaan virheen ja estämään vastaavan ongelman toistumisen.

Uskaltaako seuraavakin virheen tekijä nostaa käden pystyyn?

Niko ja Pekka

Excel-johtaminen on yleisnimitys johtamistavalle, jossa erilaisin taulukoin, ohjelmin ja järjestelmin johdetaan, tai kuvitellaan johdettavan, yrityksen toimintaa. Excel-johtaja on henkilö, joka tinkimättömästi kerää tätä taulukoihin laitettavaa tietoa joko yksikkötasolla, yksittäisen projektin osalta tai suuremmassa mittakaavassa. Mitä suurempi Excel-taulukko, mitä enemmän rivejä, sarakkeita ja lukuja, sitä vakuuttavampi ja tärkeämpi johtaja tuntee olevansa. Mitä enemmän seurattavia muuttujia ja lukuja, sitä painavammalta asia näyttää. Voi olla, että kukaan muu ei ymmärrä Excel-johtajan taulukoista mitään. Taulukoihin ja numeroiden taakse peittyvään asiaan perehtyminen vie aikaa, jota ei ole, joten muut joutuvat luottamaan siihen, mitä Excel-johtaja asiasta kertoo. Taulukoihin ja lukuihin muiden on vaikea esittää kommentteja tai kritiikkiä.

Kun aikataulu ja budjetti ylittyvät, yrittää Excel-johtaja löytää vastuksen taulukosta.  Hän tuijottaa, lisäilee ja korjailee lukuja. Luvuilla pitäisi pystyä osoittamaan, mitä tapahtuu ja miksi tapahtuu. Lopulta hymy ehkä ilmestyykin johtajan kasvoille, hän ottaa rennon asennon ja pyyhkii hikeä otsaltaan: vihdoin luvut saatiin sellaiseksi, että homma näyttää taulukon mukaan hyvältä ja siltä, että ongelmat eivät johdu johtajasta tai hänen työntekijöistä.  Taulukolla voidaan osoittaa, että 5,8 miljoonan euron projektista tehdyt 3 870 euron matkustuskulujen leikkaus (jota johtaja vastusti ja varoitti silloin muita seurauksista) venytti tekemistä ja budjetti ylittyi. Tottakai!

Mitähän tapahtuisi, jos taulukoista tehtäisiinkin yksinkertaisempia ja aikaa käytettäisiin enemmän jalkatyöhön? Seurattaisiin vieressä mitä tuotannossa tai projektissa oikeasti tapahtuu. Hankittaisiin tarvittava tietoa ja varmistettaisiin tekemisen edellytykset, että kaikki tietävät aikataulun ja tärkeysjärjestyksen. Pidettäisiin huolta myös työntekijöiden motivaatiosta ja hyvinvoinnista. Seurattavat luvut olisivat karkeampia ja pitäisi sietää epätarkkuutta, sitä että joku klemmari, kynä tai kahvikupillinen jää raportoimatta budjetista. Kuulostaa vanhanaikaiselta, muistuttaa ajasta ennen tietokoneita ja Exceleitä. Jalkautuessa ei varmastikaan hyödynnetä kaikkia nykytekniikan mahdollisuuksia, mutta kohdataan todellisuus ja otetaan niskapersote todellisista ongelmista. Melko alkukantaista.

– Pekka –

Yksi ongelmanratkaisun keskeisimpiä kysymyksiä on priorisoiminen. Ongelmia on aina enemmän kuin resursseja niiden ratkaisemiseen. Priorisoimiseen ei ole yksiselitteistä kaavaa, mutta hyviä periaatteita on. Ei tarvitse olla suuri ajattelija todetakseen, että kannattaa keskittyä merkittäviin ongelmiin, niihin jotka ovat ratkaistavissa helposti, nopeasti ja pienin kustannuksin. Resursseja ei kannata tuhlata ongelmiin, joilla on toiminnan tavoitteen kannalta pieni merkitys tai ongelmiin, joiden ratkeaminen on hyvin epätodennäköistä.

Vaikka edellinen kappale saattaakin poikia ”Mister Obvious 2015” -tittelin, heitän lisää löylyä kiukaalle: ei kannata yrittää ratkaista ongelmaa, jota ei ole olemassa. Esimerkkejä tällaisista ongelmista löytyy, kun selailet puhelimeesi tarjolla olevia sovelluksia tai katsele minkälaisten ideoiden varaan start up –yrityksiä on perustettu. Jokaista jollakin tavalla järjellistä palvelua kohden löytyy moninkertainen määrä viritelmiä, joita kehittäessä on unohdettu pysähtyä miettimään mitä ongelmaa ollaan ratkaisemassa.

Yksi tällainen viritelmä löytyy lähimarkettini kasvisosastolta. Kauppiaani on hiljattain hankkinut hienon konenäkövaa’an, joka arvaa automaattisesti mitä olen punnitsemassa. Mitä vikaa olikaan perinteisessä kasvisvaa’assa? Kun halusin ostaa kolme kurkkua, katsoin hyllyn yläpuolelta kurkun numerokoodin, kävelin puntarin ääreen, asettelin kurkun kerralla puntarille ja painoin numeroa 105.

Kauppiaan uusi laite ei luota täysin omaan konenäkökykyynsä, vaan se antaa minulle useamman ehdotuksen tuotteesta. Saan kertoa ensin olenko punnitsemassa kurkkuja, maustekurkkuja, kesäkurpitsoja, tilliä vai jotakin muuta. Kun kerron että kurkkuja, saan vielä kertoa onko kyseessä kotimainen kurkku, luomukurkku vai ulkomainen kurkku. Joudun tietysti toistamaan samat valinnat jokaisen kurkun kohdalla. Tuskaisinta on, kun yritän punnita munakoisoa, jota laite ehdottaa joko avokadoksi, banaaniksi, päärynäksi tai tummaksi luumuksi. Painan nappia ”Eikö tuotetta löydy? Paina tästä”. Saan yhdeksän vaihtoehtoa, joista valitsen että haluamani tuotteen koodi on välillä 100 – 115. Sen jälkeen saan uuden valikon, josta löydän etsimäni – ”112 – Munakoiso”. Siinä missä perinteisellä laitteella selvisin yhdellä napin painalluksella, joudun nyt tekemään kolme valintaa ja siitä huolimatta minun pitää tietää munakoison tuotekoodi.

Suosittelenkin kauppiaalleni, että seuraavan kerran kun joku ehdottaa, että vaikeutetaanpa taas asiakkaiden elämää, niin tähän ei suostuta. Ja jos punnitsemista halutaan helpotta, voi mallia ottaa vaikka Lidlistä – siellä asiakkaan ei tarvitse punnita mitään.

Siis mieti ensin mitä ongelmaa olet ratkaisemassa ja vasta sen jälkeen miten se kannattaa ratkaista. Älä korjaa sellaista joka ei ole rikki! Tee jotain hyödyllistä.

-Niko

Kesälomat on vietetty ja pitäisi päästä taas toiminnassa hyvään vauhtiin. Mutta sotkivatko lomat toimintaa niin, että toimitusvarmuus heikkeni ja myöhästymä kasvoi?  Meneekö syksy kesän tuottamia ongelmia ratkoessa ja aikatauluja kiinni kuroessa? Seuraako lomaltapaluuta ylitöiden teettäminen?

Lomat tiedetään yleensä hyvissä ajoin ja niihin on aikaa varautua. Silti kuulee kommentteja, että kesällä ei päästykään tuotantotavoitteisiin tai laatu oli kesätyöntekijöistä johtuen heikompaa. Nämä selitykset voi ymmärtää yritykseltä, joka on toimintansa alkutaipaleilla, mutta jo parin kesän jälkeen pitäisi olla realistinen näkemys siitä,  mitä kesän aikana voi saada aikaiseksi ja millä aikataululla. Lomat eivät tule yllätyksenä, joten ei niiden pitäisi myöskään yllättää.

Paljon huonommin ennustettavia asioita ovat esimerkiksi sairauspoissaolot, tapaturmat ja konerikot. Ne yllättävät aina ja vaikutukset ovat sitä suuremmat mitä useampia yllätyksiä esiintyy. Tehokkaan ja ennustettavan tuotannon kannalta on ensiarvoisen tärkeää pyrkiä minimoimaan yllätysten määräesimerkiksi ennakoivalla kunnossapidolla, turvallisuusparannuksilla ja henkilöstön influenssarokotuksilla.  Yllätyksiä vähentämällä toiminnan ennustettavuus lisääntyy kun vaihtelu pienenee. Tällöin yrityksesi kapasiteetti on tehokkaassa käytössä ja toimitusvarmuuskin paranee.

Jos tuotannon suunnittelu menee aina pieleen lomien takia, vika on suunnittelussa. On tärkeää tunnistaa kesätoimintaan vaikuttavat tekijät ja arvioida niiden vaikutusta realistisesti välttäen sekä ylioptimismia että turhaa varovaisuutta. Ennakoitavissa olevien tapahtumien vääränlainen ennakointi vie aikaa ja resursseja oikeiden ongelmien  ja todellisten yllätysten ratkomiselta. Kesälomat tulevat joka kesä, älä anna niiden yllättää!

-Pekka